FAQ su QenteR® Suite: il Software per la Gestione dei Visitatori in Azienda
Le domande più frequenti sulla soluzione di Reception Digitale per la Registrazione dei Visitatori e la Gestione Accessi Aziendale
Cos’è un software registro visitatori digitale?
Si tratta di un software per la gestione dei visitatori (in inglese visitor management system) che consente di registrare e monitorare gli accessi in azienda in modo completamente automatizzato.
Grazie a dispositivi touchscreen e sistemi cloud, il processo di check-in e check-out avviene in modo rapido, sicuro e nel pieno rispetto della normativa europea sulla privacy (GDPR).
QenteR® Suite digitalizza il controllo accessi dei visitatori, eliminando la gestione cartacea e garantendo tracciabilità, sicurezza e un’accoglienza professionale.
Come funziona un software registro digitale come QenteR®?
Il software QenteR® gestisce in modo centralizzato i punti di accesso aziendali attraverso tablet touchscreen. I visitatori possono registrarsi in completa autonomia mediante tre modalità:Web App: tramite smartphone, l’utente inserisce i propri dati ottenendo poi automaticamente un QR-code personale per il check-in. Tutte le informazioni inviate restano disponibili per ogni accesso presso tutte le aziende che utilizzano il software gestione visitatori QenteR®.
Tablet Desk: compilando il form di check-in direttamente sul tablet presso la reception digitale aziendale.
Invitation: ricevendo un’e-mail contenente un QR-code personalizzato inviato da un utente aziendale.
In quali ambiti si può utilizzare una reception digitale?
La reception digitale QenteR® può essere utilizzata in molteplici ambiti e contesti: aziende, pubbliche amministrazioni, strutture sanitarie, istituti scolastici, coworking, spazi commerciali, fiere, musei, locali ed eventi.
È la soluzione ideale per la gestione dei visitatori, in grado di digitalizzare l’intero iter di registrazione, semplificare il controllo accessi aziendale e offrire un’esperienza di accoglienza professionale, riducendo le attese e migliorando la sicurezza nei punti di accesso.Quali dati può raccogliere una reception virtuale come QenteR®?
QenteR® Suite raccoglie e gestisce in sicurezza le informazioni dei visitatori, come dati anagrafici e registrazioni di ingresso e uscita. Tutti i dati sono trattati in conformità alla normativa GDPR e utilizzati esclusivamente per finalità di sicurezza e controllo accessi.
Il sistema di visitor management consente inoltre di generare report storici e giornalieri utili per analisi interne o per la gestione delle emergenze.
Quali sono i principali vantaggi di una reception virtuale digitale?
Adottare una soluzione di reception virtuale come QenteR® significa ridurre i costi operativi, eliminare la gestione cartacea, migliorare l’efficienza e offrire un’accoglienza moderna e professionale. (Leggi di più)
Il sistema automatizza le procedure di check-in e check-out riducendo drasticamente le tempistiche, aumenta la sicurezza aziendale e garantisce conformità alle normative sulla privacy e sul trattamento dei dati personali (GDPR).
Queste tre modalità rendono l’ingresso in azienda semplice, rapido e sicuro, ottimizzando le tempistiche di registrazione visitatori e migliorando l’esperienza di accoglienza in azienda.
Tutte le informazioni vengono gestite dal portale QenteR®, che consente di monitorare le presenze in tempo reale, generare report personalizzati e garantire la piena conformità alla normativa europea sulla privacy (GDPR).
Utilizzo del Software di Registro Visitatori Digitale QenteR® Suite
Con QenteR® Suite è possibile monitorare le presenze in tempo reale?
Sì. Tutti i dati relativi agli accessi e alle presenze dei visitatori in azienda vengono registrati in tempo reale e sono consultabili tramite il portale web QenteR® di amministrazione (back-office).
Il sistema di visitor management consente di visualizzare in tempo reale l’elenco aggiornato dei visitatori presenti in azienda, migliorando il controllo accessi e la sicurezza interna.
QenteR® Suite supporta più lingue?
Sì. Il software di visitor management QenteR® è multilingue e può essere configurata in italiano, inglese e in altre lingue su richiesta.
Questo garantisce un’esperienza d’uso ottimale per la reception digitale multilingue, ideale anche per aziende multinazionali e realtà con sedi internazionali.
È possibile personalizzare QenteR® Suite con il logo aziendale?
Certamente. Puoi personalizzare l’interfaccia grafica di QenteR® con il logo della tua azienda e la brand identity, oltre a configurare campi specifici in base alle esigenze di registrazione visitatori e controllo accessi della tua organizzazione.
Quali dati raccoglie QenteR® Suite?
QenteR® Suite raccoglie in modo sicuro i dati necessari per la registrazione visitatori, come: nome, cognome, azienda di appartenenza, referente e altri campi configurabili. Tutte le informazioni vengono trattate nel pieno rispetto della normativa europea sulla protezione dei dati personali (GDPR).
È possibile personalizzare il flusso di registrazione dei visitatori?
Sì, QenteR® Suite consente di personalizzare il processo di check-in in base alle esigenze dell’azienda. È possibile configurare campi specifici, inserire informative personalizzate e richiedere l’accettazione del consenso privacy.
In questo modo, il software gestione visitatori si adatta perfettamente alle procedure aziendali, garantendo al tempo stesso conformità normativa e un’accoglienza professionale.
QenteR® Suite può essere utilizzata anche per la gestione di personale esterno o fornitori?
Assolutamente sì. Oltre alla gestione dei visitatori in azienda, QenteR® Suite permette di controllare in modo digitale anche gli accessi di fornitori e collaboratori esterni. Tutte le informazioni vengono tracciate in modo sicuro e conforme al GDPR, migliorando la gestione complessiva della sicurezza aziendale.
È possibile gestire più sedi della stessa azienda?
Sì. QenteR® Suite consente la gestione simultanea di più sedi aziendali, permettendo di monitorare accessi e presenze in un’unica dashboard centralizzata, anche per realtà multi-sito o corporate.
QenteR® Suite prevede un servizio di assistenza clienti in caso di problemi tecnici o malfunzionamenti?
La soluzione di reception digitale QenteR® Suite include un servizio di assistenza tecnica e helpdesk dedicato, per garantire continuità operativa e supporto tempestivo ai gestori del sistema.
Sicurezza dei Dati e Privacy nel Software di Registrazione Visitatori QenteR®
QenteR® Suite è conforme al GDPR e alle normative sulla sicurezza dei dati?
Sì. QenteR® Suite è conforme al Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati (GDPR 2016/679). Tutti i dati dei visitatori vengono trattati, archiviati e protetti su server sicuri con protocolli di crittografia avanzati.
Il sistema di visitor management consente inoltre di gestire la conservazione dei dati in base alle policy aziendali e di cancellarli automaticamente al termine del periodo previsto. Questo garantisce la massima sicurezza informatica e la totale trasparenza nel trattamento delle informazioni personali.
È possibile utilizzare QenteR® Suite per evacuazioni e situazioni di emergenza?
Sì. La piattaforma software di visitor management QenteR® Suite fornisce in tempo reale l’elenco aggiornato delle presenze in azienda. Questo consente ai responsabili della sicurezza aziendale di gestire in modo efficace le procedure di evacuazione e di ogni altra situazione di emergenza.
Come avviene la procedura di check-out dei visitatori?
Il check-out può essere effettuato in modo semplice e immediato tramite la scansione del QR-code del badge utilizzato per il check-in. Quindi, il sistema di visitor management aggiorna automaticamente lo stato di uscita all’interno del registro visitatori digitale.
Cosa accade ai dati dei visitatori dopo le procedure di check-in e di check-out?
I dati dei visitatori vengono conservati solo per il periodo strettamente necessario (in base alle policy aziendali) e possono essere esportati per analisi o report statistici: per esempio, per generare uno storico completo degli accessi dei visitatori.
Su richiesta, i dati possono essere eliminati. QenteR® Suite garantisce conformità alla normativa GDPR e protezione dei dati personali degli utenti.